Q．就業時間中に、会社のパソコンやスマートフォンを使って、ネットオークションで私物の出品をしている情報が入りました。どのような対応をすべきでしょうか。
2020.10.15服務規程
A．その行為について、就業規則等の服務規律の項目に
に禁止事項として明文化されているかどうか確認します。
事実に基づいて、
服務規律違反に該当する場合は懲戒処分を検討します。
なお、就業規則等に規定していない場合に、
懲戒処分をすることはなかなか難しいです。
それ以上に、会社のPC等を使用している場合には、
情報漏洩が発生していないかの確認が必要です。
●服務規律とは
「会社のルールや約束事を示したもの」です。
円滑な会社経営のためには、秩序だった組織を
作らなければなりません。
中小企業では、小回りの利く対応が強みですが、
秩序を乱す社員がいると、会社の方針、判断基準
があいまいになり、会社の業務に支障が出ます。
●服務規程を作成し、周知しましょう。
通常、就業規則の中に服務規律項目
を含んで規定します。
特に重要な項目や、日常的に守らなければ
ならない業務ルールは、
就業規則の中で、
「別途『服務規程』によるものとする。」
と規定し、別冊にすることをお勧めします。
分厚い就業規則を最初から最後まで
読まれる方はなかなかいらっしゃいません。
言った言わないのトラブルを防ぐために、
服務規程は特に読み込んでもらいましょう。
また、就業規則等に明文化して、
服務規律に違反した場合には、どのような
懲戒処分を受けるのかを規定しておきましょう。
就業規則等に規定していない場合、
又は、周知していない場合には、
原則として、懲戒処分は認められません。
●服務規律項目にはこんなことも書きます！
社員に守ってもらいたいことをイメージし、
広く細かく規定することがポイントです。
例えば、一般的な内容以外では次のような
内容も記載します。
〇社員は、終業時刻前に更衣等の帰宅準備を
してはいけません。帰宅準備行為は、書類・
パソコン・作業用具・車両その他業務に使用
した物品を所定の場所に整理格納した後に
おこなってください。
〇個人でホームページ、ブログ、ツイッター、
フェイスブック等を開設する場合は、
情報の漏えいに留意しなければなりません。
また、業務時間中にツイートやフェイスブック等の
更新をしてはなりません。
〇社員は、会社の品位を保ち、名誉や信用毀損
を防ぐためにソーシャルメディア等の利用に
ついて次の事項を守って情報発信しなければなりません。
・会社の名誉および信用を毀損する書き込み
をおこなわないこと
・職場風景、業務風景など業務内容、
場所が特定できる画像・映像などの書き込み
をおこなわないこと
……等々