Q．就業規則を見たいという社員がいるのですが、普段は社長室の金庫に保管しています。希望があった都度、見せれば問題ないですか？
2020.11.25その他
A．就業規則は、社員全員に周知しておかなければ
効力が発生しません。
就業規則とは別に作った給与規程なども併せて
全社員がいつでも見られる状態にしておきましょう。
●就業規則の効力
就業規則を作成したら、10人以上の社員がいる場合、
労働基準監督署へ届け出なければいけませんが、
その届出をしても、
「法律を守って適正な手続きを行った」
という事でしかありません。
就業規則を社員全員に周知する事が必要です。
内容を全社員に知ってもらって初めて、
就業規則が有効となるのです。
●周知方法について
具体的には、以下のような方法で周知します。
(1) 職場の休憩室など誰でも目にできる場所に置く。
(2) 社内ネットワークで誰でも閲覧できる状態にする。
(3) 社員に書面で交付する。
実際には、(3)のように、就業規則そのものを社員に
交付する事はお勧めしません。
毎年更新する雇用契約書に、必要事項を記載する事を
お勧めしています。
大切なものだから社長室の金庫に保管している、
重要なものだから閲覧を許可制にしている、
など、社員が見たいときに見られない状態では、
周知されているとは言えません。
また、就業規則の本則だけでなく、
給与規程などがあるのなら、
それらも併せて全てを周知する必要があります。
●就業規則の説明会の開催
就業規則を作成・変更したときには、説明会を開き、
質疑応答の機会などを設けます。
就業規則を周知徹底する事ができるだけでなく、
会社の基本ルールである就業規則に対する社員の
理解を深められます。
社内ルールに対する社員の疑問や不安を解消できれば、
労務トラブルを防止する事にもつながります。